スタートアップにおすすめのバーチャルオフィスとは　メリットや選び方のコツを徹底解説！

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2023年11月10日

スタートアップとは、新しい事業やサービスを立ち上げることを目指す企業や個人のことです。スタートアップにとって、事務所の選び方は重要なポイントの一つです。しかし、実際の事務所を借りるとなると、賃料や設備、契約期間などのコストや手間がかかります。そこで、スタートアップにおすすめなのが、バーチャルオフィスというサービスです。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスとは、物理的な事務所ではなく、住所や郵便物管理などの事務所の機能を提供するサービスのことです。スタートアップにとって、バーチャルオフィスを利用することで、以下のようなメリットを得ることができます。

事務所を借りるよりコストを削減できる

バーチャルオフィスは、実際の事務所を借りるよりも、初期費用や月額料金が安く済みます。例えば、東京都内の一等地にあるバーチャルオフィスの月額料金は、約1万円から3万円程度です。一方、同じエリアの物理的な事務所の月額料金は、約10万円から30万円程度です。つまり、バーチャルオフィスを利用することで、月に約9万円から27万円ものコストを削減できるということです。また、バーチャルオフィスは、設備や家具などの購入やメンテナンスの費用もかかりません。さらに、バーチャルオフィスは、最低利用期間が短い場合が多く、解約もスムーズにできるので、契約に関するコストや手間も省くことができます。

一等地の住所を法人登記やビジネスに使える

バーチャルオフィスは、東京や大阪などの一等地にある住所を、法人登記やビジネスに使うことができます。これは、スタートアップにとって、大きなメリットです。なぜなら、一等地の住所は、信頼性や知名度を高めることにつながるからです。例えば、クライアントやパートナーとの打ち合わせや契約の際に、一等地の住所を名刺や契約書に記載することで、スタートアップのイメージやブランド力を向上させることができます。また、一等地の住所は、SEOやマーケティングにも有利です。例えば、GoogleやYahooなどの検索エンジンで、地域や業種に関連するキーワードで検索されたときに、一等地の住所を持つスタートアップは、上位に表示されやすくなります。これは、検索エンジンが、地域や業種に関連する情報を提供することを重視しているからです。つまり、バーチャルオフィスを利用することで、スタートアップの集客や売上にも貢献することができるということです。

郵便物や電話などの事務作業を代行してもらえる

バーチャルオフィスは、郵便物や電話などの事務作業を代行してくれるサービスも提供しています。これは、スタートアップにとって、時間や労力を節約できるメリットです。なぜなら、郵便物や電話などの事務作業は、スタートアップの本業に直接関係しないものが多く、かつ、頻繁に発生するものだからです。例えば、バーチャルオフィスでは、郵便物を受け取って、スキャンしてメールで送ってくれたり、転送してくれたりします。また、バーチャルオフィスでは、電話を受けて、メッセージを伝えたり、転送したりします。これらのサービスを利用することで、スタートアップは、郵便物や電話に対応する時間や労力を、事業に集中する時間や労力に変えることができます。

会議室やコワーキングスペースなどのスペースを利用できる

バーチャルオフィスは、会議室やコワーキングスペースなどのスペースを利用できるサービスも提供しています。これは、スタートアップにとって、柔軟な働き方を実現できるメリットです。なぜなら、スタートアップは、場所や時間にとらわれない働き方を求めることが多いからです。例えば、バーチャルオフィスでは、会議室を予約して、クライアントやパートナーとの打ち合わせやプレゼンテーションを行うことができます。また、バーチャルオフィスでは、コワーキングスペースを利用して、自分の好きな場所や時間に仕事をすることができます。さらに、バーチャルオフィスでは、コワーキングスペースで他のスタートアップや起業家と交流したり、コラボレーションしたりすることもできます。これらのサービスを利用することで、スタートアップは、自分のニーズや目的に合わせて、最適なスペースを選ぶことができます。

利用開始や解約がスピーディーにできる

バーチャルオフィスは、利用開始や解約がスピーディーにできるサービスです。利用開始は、インターネットで申し込みをするだけで、すぐに住所や電話番号などのサービスを利用できます。解約は、契約期間の終了前に通知するだけで、簡単にできます。利用開始や解約がスピーディーにできることで、スタートアップは事業の変化に柔軟に対応できます。

バーチャルオフィスの選び方のコツ

では、スタートアップがバーチャルオフィスを選ぶときに、どのようなポイントに注意すべきでしょうか？以下に、バーチャルオフィスの選び方のコツを紹介します。

法人登記に利用できるかどうかを確認する

バーチャルオフィスの中には、法人登記に利用できないものもあります。法人登記に利用できるかどうかは、バーチャルオフィスの提供会社に確認する必要があります。法人登記に利用できるバーチャルオフィスは、法人登記用住所として提供されるもので、法務局や税務署などの公的機関にも認められているものです。法人登記に利用できるバーチャルオフィスは、一等地の住所を法人登記やビジネスに使えるというメリットがありますが、一方で、月額料金が高い場合が多いです。また、法人登記に利用できるバーチャルオフィスは、最低利用期間が長い場合が多く、解約にも条件がある場合があります。そのため、法人登記に利用するかどうかは、自分の事業の規模や目的に応じて慎重に判断する必要があります。

初期費用や月額料金、追加料金などのコストを比較する

バーチャルオフィスのコストは、初期費用や月額料金だけではなく、追加料金や解約料金なども含めて比較する必要があります。初期費用や月額料金は、バーチャルオフィスの提供会社やプランによって異なりますが、一般的には、物理的な事務所を借りるよりも安く済みます。しかし、バーチャルオフィスの中には、郵便物の転送や電話の転送などのサービスに追加料金がかかるものもあります。また、バーチャルオフィスの中には、最低利用期間があるものや、解約に条件があるものもあります。そのため、バーチャルオフィスのコストを比較するときには、初期費用や月額料金だけでなく、追加料金や解約料金なども考慮する必要があります。

提供されるサービスの内容や質をチェックする

バーチャルオフィスは、住所や郵便物管理などの基本的なサービスだけでなく、電話やメールなどのコミュニケーションサービスや、会議室やコワーキングスペースなどのスペースサービスなど、様々なサービスを提供しています。しかし、バーチャルオフィスの中には、提供されるサービスの内容や質が低いものもあります。例えば、郵便物の転送や電話の転送が遅い場合や、会議室やコワーキングスペースが狭い場合や、清潔さや設備が悪い場合などです。そのため、バーチャルオフィスを選ぶときには、提供されるサービスの内容や質をチェックする必要があります。

利用できるスペースの場所や時間、予約方法を確認する

バーチャルオフィスは、会議室やコワーキングスペースなどのスペースを利用できるサービスも提供しています。これは、スタートアップにとって、柔軟な働き方を実現できるメリットです。しかし、バーチャルオフィスの中には、利用できるスペースの場所や時間、予約方法に制限があるものもあります。例えば、利用できるスペースが自分の事業の拠点から遠い場合や、利用できる時間が短い場合や、予約が難しい場合などです。そのため、バーチャルオフィスを選ぶときには、利用できるスペースの場所や時間、予約方法を確認する必要があります。

最低利用期間や解約条件を把握する

最低利用期間や解約条件を把握することは、バーチャルオフィスの契約に関する重要なポイントです。バーチャルオフィスの契約には、最低利用期間や解約条件が設定されている場合があります。最低利用期間とは、バーチャルオフィスのサービスを利用するために必要な最低の契約期間のことです。解約条件とは、バーチャルオフィスのサービスを解約するために必要な手続きや費用などのことです。最低利用期間や解約条件を把握することで、以下のようなメリットがあります。