今回は、会社設立におけるバーチャルオフィスの活用法と注意点について解説します。
バーチャルオフィスとは、実際に入居はせずにオフィスの住所や電話番号を借りられるサービスのことです。法人登記には事務所の住所が必要になりますが、一部の業種を除きバーチャルオフィスの住所を事務所の住所として利用できます。
バーチャルオフィスを利用するメリット
バーチャルオフィスを利用するメリットは、以下のようなものがあります。
初期費用やランニングコストが低い
バーチャルオフィスは、実際にオフィスを借りるよりもはるかに安い料金で住所や電話番号をレンタルできます。例えば、東京都内のバーチャルオフィスの月額料金は、平均で約1.5万円です。一方、東京都内のオフィスの月額賃料は、平均で約30万円です。このように、バーチャルオフィスを利用することで、初期費用やランニングコストを大幅に削減できます。
プライバシー（個人情報）を保護できる
バーチャルオフィスを利用することで、自宅や個人の住所や電話番号を公開する必要がありません。これは、個人情報の流出や迷惑電話や訪問などのリスクを減らすことにつながります。また、バーチャルオフィスのサービスによっては、郵便物の転送や電話応対の代行などを行ってくれることもあります。これは、プライバシーを保ちながら、ビジネスの運営に集中できることを意味します。
ビジネスでのイメージアップを図れる
バーチャルオフィスは、一般的に都心部やビジネス街にあるオフィスビルの住所を提供しています。これは、ビジネスパートナーや顧客に対して、信頼性や規模感を高めることに役立ちます。また、バーチャルオフィスのサービスによっては、会議室やコワーキングスペースの利用も可能です。これは、実際にオフィスを持たなくても、プロフェッショナルな環境で打ち合わせや商談を行えることを意味します。
バーチャルオフィスを利用するデメリット
一方、バーチャルオフィスを利用するデメリットは、以下のようなものがあります。
バーチャルオフィスであることで信用を得にくい場合がある
バーチャルオフィスは、実際にオフィスを持たないことを意味します。これは、ビジネスパートナーや顧客に対して、不安や疑念を抱かせる可能性があります。特に、実物の商品やサービスを提供する場合や、長期的な契約を結ぶ場合は、バーチャルオフィスであることがネックになることがあります。また、バーチャルオフィスの住所や電話番号がインターネットで検索された場合に、他の会社と重複していることが判明すると、信用度が下がることもあります。
バーチャルオフィスが廃業した場合に住所変更が必要
バーチャルオフィスは、サービスを提供している会社に依存しています。その会社が倒産や廃業などの理由でサービスを停止した場合、バーチャルオフィスの住所や電話番号も失効します。これは、法人登記の住所変更や名刺やホームページなどの情報更新などの手間やコストを発生させます。また、バーチャルオフィスのサービスが突然停止した場合、郵便物や電話の受け取りができなくなるというリスクもあります。
バーチャルオフィスでの登記ができない業種がある
バーチャルオフィスでの登記ができない業種とは、実態のある住所や、独立した住所が求められる業種です。例えば、医療機関や教育機関、金融機関、旅行業などはバーチャルオフィスでの登記ができません。また、同一住所に同じ法人名で法人設立をすることもできません。これは、バーチャルオフィスを利用することで、法律や規制に違反する可能性があることを意味します。
バーチャルオフィスを利用した法人登記の手順
バーチャルオフィスを利用した法人登記の手順は、以下のようになります。
バーチャルオフィスのサービスを契約する
まず、自分のビジネスに合ったバーチャルオフィスのサービスを選び、契約をします。契約時には、バーチャルオフィスの住所や電話番号、郵便物や電話の取り扱い方法などを確認しましょう。また、バーチャルオフィスのサービス提供会社から、住所や電話番号の使用許可書や契約書などの書類を受け取ります。これらの書類は、後の法人登記の際に必要になります。
バーチャルオフィスの住所を本店所在地として定款に記載する
次に、法人設立に必要な定款を作成します。定款には、会社の名称や目的、資本金、役員、株式の発行などの事項を記載します。定款には、本店所在地としてバーチャルオフィスの住所を記載します。ただし、バーチャルオフィスの住所には、ビル名や部屋番号などの詳細な情報を含める必要があります。また、バーチャルオフィスでの登記ができない業種の場合は、別の住所を本店所在地として記載する必要があります。
定款認証を受ける
定款を作成したら、公証人役場に持っていき、定款認証を受けます。定款認証とは、定款が法律に適合しているかどうかを公証人が確認する手続きです。定款認証を受ける際には、定款の原本と写し、住所や電話番号の使用許可書や契約書などの書類、代表者の印鑑証明書などを持参します。定款認証には、資本金の額に応じた手数料がかかります。
法務局に登記申請をする
定款認証を受けたら、法務局に登記申請をします。登記申請とは、会社の設立を国に届け出る手続きです。登記申請をする際には、定款認証書や登記申請書、登記原因証明書などの書類を提出します。登記申請には、登記費用として約4万円がかかります。登記申請が受理されると、法務局から登記簿謄本や登記証明書などの書類が交付されます。これで、法人登記が完了します。
登記完了後、バーチャルオフィスの住所を名刺やホームページなどに記載する
法人登記が完了したら、バーチャルオフィスの住所を名刺やホームページ、広告などに記載します。これで、バーチャルオフィスを本店所在地としてビジネスを展開できるようになります。ただし、バーチャルオフィスの住所を記載する際には、ビル名や部屋番号などの詳細な情報を含める必要があります。また、バーチャルオフィスの住所を記載することで、信用やイメージに影響がある場合があることも忘れないでください。
バーチャルオフィスを利用する際の注意点
バーチャルオフィスを利用する際には、以下のようなポイントに注意して選びましょう。
住所や電話番号に問題がないか
バーチャルオフィスの住所や電話番号は、ビジネスの顔となる重要な要素です。そのため、バーチャルオフィスのサービスを選ぶ際には、住所や電話番号に問題がないかを確認する必要があります。例えば、住所がビジネス街にあるかどうか、電話番号がフリーダイヤルや専用番号になっているかどうか、住所や電話番号が他の会社と重複していないかどうかなどです。住所や電話番号に問題があると、ビジネスの信用やイメージに悪影響を及ぼす可能性があります。
基本プランおよびオプションに過不足がないか
バーチャルオフィスのサービスは、基本プランとオプションに分かれています。基本プランは、住所や電話番号のレンタルなどの最低限のサービスを提供するもので、オプションは、郵便物の転送や電話応対の代行などの付加的なサービスを提供するものです。バーチャルオフィスのサービスを選ぶ際には、自分のビジネスに合った基本プランおよびオプションを選ぶことが大切です。過不足のあるプランやオプションを選ぶと、コストや効果に不満が生じる可能性があります。
バーチャルオフィス内に自社と類似した社名がないか
バーチャルオフィスは、同一の住所に複数の会社が登録されていることがあります。その中には、自社と類似した社名や業種の会社がある場合があります。これは、ビジネスパートナーや顧客に対して、混同や誤解を招く可能性があります。また、自社と類似した社名の会社が悪評を持っている場合は、自社の信用にも影響がある可能性があります。バーチャルオフィスのサービスを選ぶ際には、バーチャルオフィス内に自社と類似した社名がないかを確認することが重要です。
住所検索の際に不安要素がないか
バーチャルオフィスの住所は、インターネットで検索されることがあります。その際に、不安要素がないかを確認することが大切です。例えば、住所がオフィスビルではなくマンションや倉庫になっている場合、住所がバーチャルオフィスであることが明記されている場合、住所が他の会社と重複している場合などです。これらの不安要素があると、ビジネスの信頼性や規模感に疑問を持たれる可能性があります。
オフィスとしての利便性が高いか
バーチャルオフィスは、実際にオフィスを持たないことを意味しますが、それでもオフィスとしての利便性が高いかどうかを考慮することが必要です。例えば、オフィスの立地やアクセスが良いかどうか、オフィスの設備や環境が快適かどうか、オフィスの利用時間や回数が自由かどうかなどです。オフィスとしての利便性が高いと、ビジネスの効率や品質にプラスになる可能性があります。
まとめ
バーチャルオフィスは、起業家やスタートアップにとって、コストやプライバシー、イメージなどの面で有利な選択肢ですが、利用する前にはメリットとデメリットをしっかりと理解しておくことが大切です。バーチャルオフィスのサービスを提供している会社は多数ありますので、自分のビジネスに合ったものを選ぶようにしましょう。また、バーチャルオフィスを利用する際には、住所や電話番号、プランやオプション、社名や業種、住所検索やオフィス利便性などの注意点にも気を付けましょう。バーチャルオフィスを上手に活用することで、ビジネスの成功に近づくことができるでしょう。
