シェアオフィスとは、ひとつのオフィスを複数の企業や個人が共有して利用するオフィスのことです。シェアオフィスには、さまざまなメリットやデメリットがあります。この記事では、シェアオフィスの概要や特徴、選び方などを解説します。
シェアオフィスのメリット
シェアオフィスを利用するメリットは、以下のようなものがあります。
経済的なメリット
シェアオフィスは、自社オフィスやレンタルオフィスに比べて、初期費用やランニングコストを大幅に抑えられます。シェアオフィスの月額料金は、平均で2万円から5万円程度で、敷金や礼金、家具や設備の購入費用などはかかりません。また、共益費や清掃費、インターネットや電気などのランニングコストも含まれていることがほとんどなので、予算管理がしやすく、固定費を削減できます 。これにより、資金の流動性を高めたり、他の事業に投資したりすることができます。
環境的なメリット
シェアオフィスは、都心部や駅近などのアクセスが良い場所に多くあります。これにより、交通の便が良く、時間や費用の節約になります。また、周辺には飲食店やコンビニ、銀行などの生活施設が充実していることが多いので、仕事の合間に利用できます。シェアオフィスの内装や家具は、おしゃれで快適なものが多く、仕事のモチベーションやクオリティを高めることができます。シェアオフィスには、フリードリンクやコピー機、会議室などの設備も充実していることが多く、仕事に必要なものが揃っています。
柔軟性のメリット
シェアオフィスは、利用者のニーズに合わせて、オープンスペースや個室、固定席やフリーアドレスなどのオフィス形態を選べることが多いです。オープンスペースは、広々とした空間で、他の利用者との交流ができます。個室は、プライバシーやセキュリティが高く、集中して仕事ができます。固定席は、自分の席を確保でき、荷物を置いたり、デスクトップパソコンを使ったりできます。フリーアドレスは、自由に席を選べ、気分や仕事内容に応じて変えられます。また、利用期間や利用時間も自由に決められることが多く、契約の更新や解約も簡単にできることが多いです。これにより、働き方やビジネスの変化に柔軟に対応できます。
人的なメリット
シェアオフィスは、異なる業種や分野の人たちと一緒に働くことができるので、交流や刺激が得られます。シェアオフィスには、コミュニティやイベントなどのサポートもあることが多く、知識や情報、スキルやノウハウ、人脈やビジネスチャンスなどを共有したり、協力したり、学んだりすることができます。
シェアオフィスのデメリット
一方、シェアオフィスを利用するデメリットは、以下のようなものがあります。
プライバシー・セキュリティ
シェアオフィスは、他の利用者と共有することが前提なので、プライバシー・セキュリティの面で不安や不便を感じることがあります。オープンスペースやフリーアドレスの場合は、周囲の目や音に気を配る必要があり、機密性の高い仕事や電話などには向きません。個室の場合でも、鍵の管理や荷物の置き場などに注意が必要で、万が一の盗難や紛失などに備える必要があります。また、インターネットのセキュリティも万全ではない場合があり、自分で対策をする必要があります。
利用規約・マナー
シェアオフィスは、利用規約・マナーに従わなければならないという制約があります。利用規約・マナーは、シェアオフィスごとに異なることがありますが、一般的には、営業活動やパーティーなどの禁止、飲食や喫煙の制限、清掃や片付けの義務などがあります。これらに違反すると、ペナルティや退去を求められることがあります。また、他の利用者とのトラブルやクレームなども発生する可能性があります。
コストパフォーマンス
シェアオフィスは、初期費用やランニングコストを抑えられるというメリットがありますが、利用頻度や人数、オフィス形態などによっては、コストパフォーマンスが低い場合があります。例えば、個室や固定席を長期間利用する場合は、自社オフィスやレンタルオフィスの方が安くなる可能性があります 。また、オープンスペースやフリーアドレスの場合は、利用時間や席の確保に制限があることがあります。さらに、設備やサービスの利用にも追加料金がかかることがあります。
シェアオフィスの選び方
シェアオフィスを選ぶ際には、以下のようなポイントに注意してください。
利用目的やニーズを明確にする
シェアオフィスを利用する目的やニーズを明確にすることが、選び方の基本です。例えば、在宅勤務の合間に利用するのか、出張先で利用するのか、チームで利用するのか、交流を求めるのかなどです。利用目的やニーズに応じて、オフィス形態や利用期間、利用時間、利用料金などを比較検討しましょう。
立地やアクセスを確認する
シェアオフィスの立地やアクセスは、利用のしやすさや快適さに大きく影響します。自宅やクライアントの近くにあるか、駅からの距離やバスの便はどうか、周辺の環境や治安はどうかなどを確認しましょう。立地やアクセスに関する情報は、シェアオフィスのホームページやパンフレット、口コミサイトなどで入手できます。また、実際に現地に行ってみることもおすすめです。
環境や設備をチェックする
シェアオフィスの環境や設備は、仕事の効率や品質に影響します。内装や家具のデザインや清潔さ、電源やWi-Fiの安定性や速度、コピー機や会議室などの有無や利用方法、フリードリンクやロッカーなどのサービスなどをチェックしましょう。環境や設備に関する情報は、シェアオフィスのホームページやパンフレット、口コミサイトなどで入手できます。また、実際に見学や体験をすることもおすすめです。
コミュニティやサポートを調べる
シェアオフィスのコミュニティやサポートは、交流や刺激、ビジネスやスキルの拡大に役立ちます。コミュニティやイベントの内容や頻度、参加者の業種や分野、スタッフの対応やサービスなどを調べましょう。コミュニティやサポートに関する情報は、シェアオフィスのホームページやパンフレット、口コミサイトなどで入手できます。また、実際に参加や体験をすることもおすすめです。
契約や支払いを確認する
シェアオフィスの契約や支払いは、利用の安心や安全に関わります。契約期間や更新方法、解約条件やペナルティ、支払い方法や追加料金などを確認しましょう。契約や支払いに関する情報は、シェアオフィスのホームページやパンフレット、契約書などで入手できます。また、不明な点や不安な点は、スタッフに質問や相談をすることもおすすめです。
シェアオフィスの料金
シェアオフィスの料金相場は、利用するオフィス形態やエリア、設備やサービスなどによって異なります。一般的には、以下のような傾向があります。
オフィス形態
シェアオフィスには、オープンスペースや個室、固定席やフリーアドレスなどのオフィス形態があります。オープンスペースは、他の利用者と空間を共有する形態で、料金は最も安くなります。個室は、自分だけの空間を確保できる形態で、料金は最も高くなります。固定席は、自分の席を決められる形態で、料金は中間的になります。フリーアドレスは、自由に席を選べる形態で、料金はオープンスペースと同じかやや高くなります。
エリア
シェアオフィスの料金は、立地によっても大きく変わります。都心部や駅近などの人気の高いエリアは、賃料が高くなります。郊外や駅から離れたエリアは、賃料が安くなります。例えば、東京の場合、新宿や渋谷、千代田などのエリアは、個室の最低賃料が4万円以上になることが多いです。一方、神保町や五反田などのエリアは、個室の最低賃料が3万円以下になることが多いです。
設備・サービス
シェアオフィスの料金は、設備やサービスによっても異なります。インターネットや電気、水道などの基本的な設備は、ほとんどのシェアオフィスで料金に含まれています。しかし、コピー機や会議室、受付や電話代行などのオプション的な設備やサービスは、料金に含まれていないことが多く、別途費用がかかります。
シェアオフィスの利用方法
シェアオフィスの利用方法は、以下のようなステップに分けられます。
ステップ1：シェアオフィスを探す
シェアオフィスを探す方法は、いくつかあります。インターネットで検索する方法、口コミや紹介で知る方法、雑誌や新聞などで見つける方法などです。
ステップ2：シェアオフィスに問い合わせる
シェアオフィスに興味がある場合は、シェアオフィスに問い合わせましょう。問い合わせ方法は、シェアオフィスのホームページやパンフレットに記載されています。電話やメール、フォームなどで、見学や体験の予約や、利用条件や空き状況などの確認ができます。
ステップ3：シェアオフィスを見学・体験する
シェアオフィスを見学・体験することが、選び方の重要なポイントです。実際に現地に行って、環境や設備、コミュニティやサポートなどを確かめましょう 。また、利用者やスタッフとのコミュニケーションも取ることができます。見学・体験は、事前に予約が必要な場合がありますので、注意してください。
ステップ4：シェアオフィスに申し込む
シェアオフィスに決めた場合は、シェアオフィスに申し込みましょう。申し込み方法は、シェアオフィスのホームページやパンフレットに記載されています。契約書や身分証明書などの書類を提出したり、利用料金や保証金などの支払いをしたりすることが必要です。
ステップ5：シェアオフィスを利用する
シェアオフィスに入会したら、いよいよシェアオフィスを利用することができます。シェアオフィスの利用方法は、シェアオフィスの利用規約やマナーに従ってください。また、シェアオフィスの設備やサービス、コミュニティやイベントなどを活用して、快適で効率的な仕事をしましょう。
まとめ
シェアオフィスは、働き方やビジネスの多様化に対応できるオフィスの一つです。自分に合ったシェアオフィスを見つけて、快適で効率的な仕事をしましょう。
